Planung ist für jede erfolgreiche Gründung und Entwicklung eines
Unternehmers/Unternehmens unentbehrlich. Im Business sind
Abweichungen von Zielen alltägliche Praxis, deshalb kommt der Planung eine wichtige Bedeutung zu. Planen ist ein Prozess der das Management einer Unternehmung ständig begleitet und selbstverständlicher Bestandteil sein sollte, sowie das Entwerfen von Produkten, das Entwickeln von Layouts, das Fotografieren und Malen. Man muss wissen worin Planung besteht und wie man dabei vorgeht. Die wesentlichen Fragen sind: Wo steht man? Wo will man hin? Wie kommt man dahin? Die Planung ist also ein zielorientierter Prozess, der intern und extern massgebend für die Durchführung und Kommunikation ist.
Zweck des Businessplans ist es jedoch nicht die Zukunft vorauszusehen, sondern vielmehr diese zu beeinflussen. Zunächst ist es nur eine erste Idee (oder mehrere) wie es sich entwickeln könnte, welche Investitionen erforderlich, welche Umsätze denkbar, was für Kosten entstehen und Erträge generierbar sind. Darauf folgt eine Konkretisierung und Weiterentwicklung mit Szenarien, an denen man sich in der Umsetzung orientieren kann. Es sollte immer ein Best-Case und ein Worst-Case entwickelt werden zum Vergleich, um die gesamte Spannbreite möglicher Entwicklungen übersehen zu können. Der Planungszeitraum muss
mindestens drei Jahre umfassen besser fünf, um verwertbare Erkenntnisse zu erlangen.
Ein Businessplan besteht aus dem Konzept und den Planrechnungen. Neben der Funktion als Planungs- und Entscheidungsinstrument dient der Businessplan zur Information Dritter, um diese zu überzeugen und zu gewinnen. Daher ist eine professionelle Präsentation ebenfalls von grosser Bedeutung. Das heisst auch, dass für die Erstellung und Fortschreibung des Businessplans zwischen einer internen Variante (für den eigenen Gebrauch vorgesehenen) und einer oder mehreren externen Varianten (für die zielgerichtete Präsentation) unterschieden werden sollte. Hier gelten die gleichen Grundlagen wie bei der zielgruppenorientierten Marketingkommunikation. Das bedeutet auch, dass zunächst die interne Variante erarbeitet werden muss.